W przypadku personelu zarządzającego, dostęp do analizatora, szeregu raportów oraz bieżącego podglądu stanu całej sieci handlowej: obrotów, liczby klientów odwiedzających sklepy, czy rentowności sprzedaży, są dostępne przez sieć WWW i generowane po stronie serwera, co pozwala na użycie prostych i lekkich urządzeń mobilnych w celu pozyskania najświeższych danych.

Z punktu widzenia personelu sklepowego użytkownicy otrzymują nieskomplikowany i intuicyjny w użyciu interfejs, który rzadko ulega zmianom, co pozwala na szybkie nabranie nawyków i przyzwyczajeń, które usprawniają codzienną pracę i podstawowe czynności. Wraz ze wzrostem uprawnień, użytkownicy widzą coraz bogatszy zestaw funkcji, raportów i modułów w poszczególnych menu oraz uzyskują dostęp do wielu opcji dostępnych w menu kontekstowych.

Korzystanie z systemu Wirtualny Magazyn przy użyciu przeglądarki internetowej wymaga zalogowania się użytkownika za pomocą indywidualnego loginu i hasła. Na poziomie użytkownika definiuje się role i/lub pojedyncze uprawnienia, które determinują liczbę widocznych i dostępnych funkcji w systemie oraz zakres możliwych działań. Lista uprawnień pozwala elastycznie zarządzać dostępem do aplikacji danego użytkownika, a internetowy charakter aplikacji umożliwia szybkie reagowanie na potrzebę zmiany poziomu dostępu do systemu np. poprzez elewację uprawnień użytkownika przez Administratora systemu wprost z centrali firmy lub przeciwnie - np. zdalnego wyłączenia dostępu.

informacje o transakcjach, dokumentach i zasobach umieszczona w profesjonalnej serwerowni i operująca na maszynie wirtualnej hostowanej w klastrze serwerów, wykorzystującej macierze RAID oraz profesjonalny backup zgrywany codziennie na zewnętrzne nośniki w innej lokalizacji daje pełne poczucie bezpieczeństwa i umożliwia uzyskanie realnych oszczędności w obszarze obsługi administracyjnej IT.

Szerokie doświadczenie poparte latami współpracy z firmami obsługującymi rozległe sieci sklepów pozwala nam zagwarantować dostarczenie optymalnego środowiska dostosowanego do potrzeb Klienta i skrojonego „na miarę”. System Wirtualny Magazyn jest w pełni systemem autorskim dzięki czemu jego customizacja oraz optymalizacja jest dla nas możliwa i zajmuje relatywnie mało czasu, co przekłada się na możliwość oferowania nowych rozwiązań oraz rozwój dostosowany do potrzeb Klienta w rozsądnym czasie i za rozsądną cenę.

• Interfejs obsługi klienta
  • obsługa reklamacji klienckich, posprzedażowych, przedsprzedażowych oraz usług;
  • wprowadzanie danych reklamacyjnych - możliwy automatyczny import na podstawie dokumentów sprzedaży;
  • wsparcie dla czytników kodów - możliwość zeskanowania kodu kreskowego z dokumentu/decyzji;
  • możliwość przyjęcia reklamacji na podstawie dokumentu z innego punktu sprzedaży;
  • procesowanie reklamacji/usług w oparciu o statusy odzwierciedlające kroki przetwarzania;
  • mini CRM - notowanie kontaktów z klientem, daty odebrania towaru, poinformowania o decyzji;
  • wsparcie dla wysyłek kurierskich - możliwość wprowadzenia numeru przesyłek, trackingu, wyszukiwanie po numerze przesyłki;
  • zdefiniowana lista uszkodzeń - możliwość generowania statystyk dla dostawców/towarów;
  • skrócona ścieżka przetwarzania reklamacji - możliwość procesowania reklamacji/usług w gestii kierownika sklepu;
  • graficzna informacja o zbliżających się terminach i przekroczeniu terminów ;
  • liczniki poszczególnych typów reklamacji z podziałem na kroki milowe na stronie startowej;
  • automatyczne tworzenie dokumentów zwrotowych i transferowych dla reklamacji z określoną decyzją (np. zwrot gotówki)
• Interfejs serwisu
  • widok reklamacji/usług z całej sieci bez potrzeby importowania;
  • procesowanie reklamacji/usługi w oparciu o statusy uzupełniające informacje z punktów handlowych;
  • oznaczanie prawidłowości przygotowania reklamacji oraz uszkodzeń - statystyki przygotowania reklamacji wg sklepów/sprzedawców;
  • wsparcie dla przesyłek kurierskich - tracking, wyszukiwanie paczek po numerze przesyłki;
  • wsparcie dla generowania decyzji reklamacyjnych - szablony odpowiedzi, automatyczna informacja dla salonu;
  • wsparcie dla magazynierów - statusy: m.in. przekazanie do przeceny, przekazanie do naprawy, przekazanie do utylizacji;
  • przypisanie towaru/reklamacji do dostawcy - statystki uszkodzeń wg dostawców;
  • graficzna informacja o zbliżających się terminach i przekroczeniu terminów;
• Szczegółowe raporty oraz statystki
  • statystki dokładności przygotowania reklamacji przez sklepy;
  • częstotliwość występowania konkretnych typów uszkodzeń, "ranking" występowania uszkodzeń;
  • statystyki decyzji reklamacyjnych;
  • statystyki opóźnień;
  • rodzajów reklamacji/usług;
  • statystyki występowania uszkodzeń wg. dostawców, kupców, grup;

• Obsługa klawiaturowych skanerów kodów kreskowych (np. na USB / PS2) - możliwość otwarcia jednocześnie wielu sesji skanowania na różnych komputerach.
• Obsługa kolektorów danych.
• Obsługa inwentaryzatorów PPC.
• Możliwość eksportu / importu plików CSV z danymi o produktach / wyników spisu z natury.
• Automatyczne generowanie dokumentów RW / PW (Rozchód Wewnętrzny / Przychód Wewnętrzny) na podstawie protokołu inwentaryzacyjnego z zachowaniem przepisów dotyczących wyceny nadwyżek inwentaryzacyjnych oraz sposobu rozchodu braków metodą FIFO.
• Tryb Admin - podgląd aktualnego stanu, możliwość przepisywania stanu na spis (specjalne uprawnienie).

• Zarządzanie istniejącymi kartami rabatowymi.
• Raportowanie sprzedaży na karty stałego klienta.
• Raporty analityczne i syntetyczne dla wybranego klienta.
• Eksport danych o kartach i danych osobowych do systemów mailingowych.
• Możliwość definiowania kart VIP, kart pracowniczych, kart sklepowych.
• Ustalanie limitów wartościowych i ilościowych na kartach specjalnych.

• Analiza skuteczności sprzedaży.
• Analiza liczby wejść z podziałem na godziny.
• Integracja z licznikami klientów firmy BACOM, Letronik.
• Obsługa wielu formatów plików danych innych dostawców.

• Analizator - rozbudowane narzędzie do raportowanie sprzedaży i zasobów (zapasów) z możliwością bardzo szczegółowego filtrowania wyników. Podstawowe raporty można wyświetlać wg marek, grup, dostawców, modeli i regionów.
  • Podstawowe filtry:
    • Grupy punktów;
    • Punkty handlowe, magazyny;
    • Zakres dat;
    • Wszystkie dostępne atrybuty produktów takie jak: Grupa, Marka, Model, Sezon, Kolor, Rozmiar, Podgrupa, Rodzaj, Przeznaczenie, Płeć oraz ewentualne atrybuty dodatkowe definiowane przez użytkownika;
  • Raporty dodatkowe:
    • Średni koszyk;
    • Sprzedaż z podziałem na tygodnie;
    • Sprzedaż rok do roku;
    • Sprzedaż z podziałem na formy płatności;
    • Sprzedaż modeli - tabela miesięcy;
    • Zestawienie aktualnych cen detalicznych;
    • Sprzedaż vs Zapasy;
    • Sprzedaż z metra kwadratowego;
    • Zaleganie towaru / Towary niechodliwe.
• Raporty - osobny moduł raportów zawiera ponad 100 predefiniowanych raportów obejmujących niemal każdy obszar działania systemu.

Wirtualny Magazyn umożliwia dwukierunkową integrację ze sklepami internetowymi. Najczęściej wykorzystujemy do tego celu bezpośrednie spięcie pomiędzy naszą bazą danych a bazą danych dostawcy aplikacji eShop dzięki czemu uzyskujemy rozwiązania o bardzo małych opóźnieniach w komunikacji między systemami. Niemal natychmiastowa informacja o nowych zamówieniach trafiająca do naszego systemu pozwala na skuteczne zarezerwowanie towaru do wysyłki. Sklep internetowy uzyskuje natomiast dostęp do informacji o zasobach sieci magazynów w trybie on-line.

Wszystkie promocje można zakładać dla całej sieci magazynów lub dla zdefiniowanych wcześniej grup punktów handlowych. Promocje mogą się nakładać, tzn. na danym punkcie handlowym może jednocześnie obowiązywać wiele promocji na ten sam produkt. System automatycznie wybiera cenę najkorzystniejszą dla klienta w danej chwili. Promocje mają swój zakres czasowy obowiązywania, zarówno dzienny (daty od i do), jak również godzinowy (tzw. „happy hours”).

Podstawowe typy promocji:
• Promocje z listą towarów i predefiniowanymi cenami promocyjnymi.
• Rabatowe promocje ogólne.

Wirtualny Magazyn umożliwia szereg narzędzi do wygodnego kreowania cen detalicznych oraz hurtowych. W systemie istnieje możliwość definiowania następujących rodzajów cen:
• cena hurtowa netto;
• cena detaliczna brutto pierwotna (pierwsza cena w sezonie);
• cena detaliczna brutto;
• cena eShop;